昨天介紹了Outlook 基本封存(Archive)功能，今天再介紹一下自動封存功能。

原理大約也是用日期做指標，例如設定好把一年前的電郵封存到某個資料檔，Outlook會自動定期把電郵封存好，以下會解釋一下設定的步驟。

【自動封存設定步驟】（以 Outlook 2016 / 2019 / 365 桌面版為例）

1. 開啟 Outlook。
2. 點選上方功能列的「檔案」。
3. 選擇左邊的「選項」。
4. 在「Outlook 選項」視窗中，點選左側的「進階」。
5. 找到「自動封存」區塊，點選「自動封存設定」。

【自動封存選項說明】

在「自動封存」視窗中可設定以下選項：

• 勾選「每隔 X 天執行一次自動封存」（例如每 14 天）。
• 勾選「在自動封存前提示我」。
• 勾選「刪除過舊的項目」或「將過舊項目移至封存檔」。
• 設定「項目過舊時間」（例如 6 個月）。
• 指定封存檔案的儲存位置（例如 C:\Users\使用者名稱\Documents\Outlook Files\archive.pst）。

點選「確定」儲存設定。

【為特定資料夾設定封存】

1. 右鍵點選你想設定的資料夾（例如「收件匣」、「已寄信件」）。
2. 點選「內容」。
3. 點選「自動封存」標籤。
4. 選擇使用預設的自動封存設定，或自訂該資料夾的封存設定（例如每 3 個月封存一次）。
5. 點選「確定」。