Gmail備份到PST

之前已經和大家介紹了Gmail備份到Thunderbird的方法。今天為大家介紹備份到Outlook，對比起備份到Thunderbird比較容易. 首先安裝好Microsoft Outlook，如果沒有設定其他電郵的話，一開始就會是引導畫面。輸入Gmail地址後，Outlook 會自動打開瀏覽器，要求大家要登錄Gmail。 成功後可以在Outlook看到Gmail的電郵，跟著可以跟著以下步驟開始備份電郵到另一個PST: 選擇左上角MENU的File， 打開Account Setting，看到再有一個Account Settings選項。 一個視窗彈出來後，選Data Files＞Add>輸入PST想要的名字後”OK” 可以看到剛建立的新PST”Gmail Backup”已經在Outlook，現在只需right click 本來Gmail的Folder(用了inbox來示範)，再選”Copy Folder” 在出現的Copy Folder視窗選擇之前建立的PST Outlook會把你Gmail的電郵複製一份到你自己的PST上了。 完畢後可以在之前安排的位置找到那個PST，而這個PST檔案只需保留起來就可以了。日後只要用Outlook打開這個PST，就可以拿回之前備份的Gmail電郵了。 後記：筆者是比較喜歡用Microsoft Outlook的，因為Outlook是本來就支援Exchange，所以會比較多用Outlook做備份，備份出來的電郵排列也會比較簡潔易明，因為用Outlook備份後出來的Gmail，會變為用Folder來劃分，而不是像本來的用Label來細分郵件。但是Gmail的聯絡人是和郵件分開的，下次會教大家把聯絡人備份和放到Outlook中。

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17Jun
Gmail下載備份匯入到Thunderbird

上次講完如果將Gmail由雲端打包下載，今日會講如果將下載了的電郵匯入郵件客戶端入面，首先會講如何匯入到Thunderbird入面。可能大家對Thunderbird有少少陌生，Thunderbird 係 Mozilla 推出嘅 免費、開源電郵客戶端，支援 Windows／macOS／Linux。同一般郵件程式一樣，可以設定IMAP／POP／SMTP、Gmail 同步，其中最大賣點係， 佢可以直接打開Google Takeout既備份格式(.mbox)，所以今次我地首先介紹佢。 上次我地打包既Gmail電郵已經寄左下載既連結過來, 可以入番去電郵下載番落電腦. 下載完之後, 請去https://www.thunderbird.net/zh-TW/download/ 下載Thunderbird既桌面版客戶端。 下載了後執行安裝檔，也是一般程式安裝，完結後請打開Thunderbird，會看到以下畫面。要先打上名字和電郵，LOCAL FOLDER才會出來 先按左下角齒輪(Setting)，再按下Add-ons and Themes, 係入面Search “ImportExportTools NG”插件。 Add to Thunderbird 安裝插件後，在Local Folder中先新增資料夾 幫資料夾改名後，右按資料夾，選ImportExportTools NG＞Import mbox Files＞Individual mbox Files，選擇之前由Gmail下載回來的”.mbox”檔案後, 就會開始把備份匯入Thunderbird中. 總結：雖然Thunderbird是免費，但用有別於Outlook，對於一直用Outlook的用家用起上來有點辛苦。下次我會教大家如何用把Gmail備份放到Outlook上.

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13Jun
Gmail的備份方法

Gmail早在Android電話系統出現之前已經有很多的用戶, 因為當時的2GB郵箱已經是最大的郵箱. 加上在Android的電話普遍之後, 大部份用戶也會同時開一個Gmail的戶口. 今天想教大家GMAIL的備份方法. 首先登入 Google Takeout 網頁：首先用你要備份嘅 Gmail 帳戶登入網站 https://takeout.google.com/。 選擇你要備份嘅資料：入到去之後會見到一些 Google的服務，預設係全部打咗勾嘅，可以撳右上角「取消全選」，然後搵番GMAIL個一頂打番勾，在圖中可以見到「All Mail data included」按一下的話可以選擇要備份的電郵檔案， 當設定好之後，再按下一步。 揀備份檔案大小同壓縮格式：撳「下一步」，你可以揀： 開始備份：撳「建立匯出」，Google 就會幫你準備備份檔案，過程可能要幾分鐘到幾個鐘（視乎你 email 幾多）。完成後你會收到 email，有連結俾你下載備份。 首先會講既係Google提供的方法，但有趣的是，Google表明這雖然可用作備份的用途，但不能當做真正的備份工具，原因是它不能把你的電郵復原，但真的是這樣嗎？下次再同大家講把GMAIL電郵復原的方法。

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12Jun
Outlook 封存功能(Archive)的用途 (2)

昨天介紹了Outlook 基本封存(Archive)功能，今天再介紹一下自動封存功能。 原理大約也是用日期做指標，例如設定好把一年前的電郵封存到某個資料檔，Outlook會自動定期把電郵封存好，以下會解釋一下設定的步驟。 【自動封存設定步驟】（以 Outlook 2016 / 2019 / 365 桌面版為例） 【自動封存選項說明】 在「自動封存」視窗中可設定以下選項： 點選「確定」儲存設定。 【為特定資料夾設定封存】

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11Jun
Outlook 封存功能(Archive)的用途

Outlook 是現今最常用的電郵客戶端之一 除了可用在Microsoft 的Exchange Server 和Microsoft 的 Microsoft 365 雲端電郵之外, 同時也可以用在GMAIL和其他的類型的POP3/IMAP 電郵. 雖然現今的電郵伺服器用量已大大提昇, 但日子久了也會有容量問題, 公司的商業電郵更加會有這些問題. 如果想把電郵備份起來, Outlook 的封存功能可以幫助到你. Outlook 的封存功能 (archive) 可以用以時間的方式封存以往的日子的電郵, 步驟如下: 其他提示： 這樣，你就可以將你的 Outlook 郵件成功封存到 PST 檔案中了，讓郵件保持有序並節省空間！Archive 還可以自動封存功能. 留待下次我會講解設定方法.

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